Jeden z najczęstszych tematów w naszych rozmowach: „ile to powinno kosztować?”. Problem w tym, że wielu dostawców unika odpowiedzi — bo nie chcą „spłoszyć” klienta albo licytują się z konkurencją po faktach.

Ten artykuł to odwrotność — konkretne widełki cen, z podziałem na 3 typowe rozmiary firmy. Potraktuj jako drogowskaz, nie ofertę handlową. Faktyczna wycena zależy od specyfiki.

Firma 5-osobowa (mikro)

Typowy profil: biuro, sprzedaż, księgowa. Sprzęt głównie laptopy, minimalna infrastruktura, poczta w chmurze, może mały serwer plików lub NAS.

Koszty jednorazowe (wdrożenie)

  • 5 × laptop biznesowy Dell Latitude (3-4 tys. zł) = 15-20 tys. zł
  • Monitor + klawiatura + mysz per stacja (ok. 800 zł) = 4 tys. zł
  • NAS firmowy (jeśli potrzebny) — 3-5 tys. zł
  • Konfiguracja M365 + migracja poczty — 2-4 tys. zł
  • Wdrożenie zabezpieczeń (ESET, backup, MFA) — 2-3 tys. zł
  • Razem start: 25-35 tys. zł

Koszty stałe (miesięczne)

  • Licencje M365 Business Standard (5 × ~55 zł) = 275 zł
  • ESET Protect (5 × 25 zł) = 125 zł
  • Backup (lokalny + chmura) — 150 zł
  • Abonament opieki IT Start — 499 zł
  • Razem miesięcznie: ~1 050 zł (12 600 zł rocznie)

Koszty, które często umykają

Hosting firmowej strony (50-150 zł/mies), domena (100-200 zł/rok), licencje Adobe/CorelDraw jeśli ktoś projektuje, licencje Subiekta jeśli jest sprzedaż. Sprawdź zawsze rzeczywistą listę narzędzi.

Firma 15-osobowa (mała)

Typowy profil: biuro + dział sprzedaży + magazyn. ERP (Subiekt/Navireo), sklep internetowy lub współpraca z marketplaces, serwer plików lokalny lub SharePoint, Wi-Fi dla zespołu.

Koszty jednorazowe

  • 15 × stacja robocza / laptop — 45-60 tys. zł
  • Serwer Dell PowerEdge + UPS — 15-25 tys. zł (jeśli on-premise)
  • Switche zarządzalne + AP Wi-Fi + firewall — 10-15 tys. zł
  • Wdrożenie Subiekt Nexo Pro + integracja ze sklepem — 8-15 tys. zł
  • Konfiguracja całości + migracja danych — 10-15 tys. zł
  • Razem start: 90-130 tys. zł

Koszty stałe (miesięczne)

  • M365 Business Standard (15 × ~55 zł) = 825 zł
  • ESET Protect Advanced (15 × ~40 zł) = 600 zł
  • Backup rozszerzony (lokalny + chmura, większy) — 400 zł
  • Abonament opieki IT Biznes — 1 499 zł
  • Licencje Subiekt / Navireo (abonamentowe) — 500-900 zł
  • Razem miesięcznie: ~4 000 zł (48 tys. zł rocznie)

Firma 30-osobowa (średnia)

Typowy profil: kilka działów, być może oddziały, zaawansowana praca z Excelem / CRM, magazyn + logistyka + księgowość + sprzedaż. Często mieszanka on-premise i chmury.

Koszty jednorazowe

  • 30 × stacja robocza + peryferia — 100-150 tys. zł
  • Serwer fizyczny (produkcja) + backup + UPS — 30-50 tys. zł
  • Zaawansowana sieć (VLANy, segmentacja, AP enterprise) — 25-40 tys. zł
  • Wdrożenie Navireo + integracje + dedykowane dodatki — 25-50 tys. zł
  • Modernizacja CRM / aplikacji — 20-40 tys. zł
  • Razem start: 200-330 tys. zł

Koszty stałe (miesięczne)

  • M365 Business Premium (30 × ~90 zł) = 2 700 zł
  • ESET Protect Complete — ok. 1 500 zł
  • Backup Veeam + chmura — 800-1 200 zł
  • Abonament opieki IT Premium — 3 999 zł
  • Licencje Navireo + Gratyfikant — 1 200-2 000 zł
  • Razem miesięcznie: ~10 000-12 000 zł (120-144 tys. zł rocznie)

Na co patrzeć przy porównywaniu ofert

Kiedy zbierasz oferty od różnych dostawców, patrz nie tylko na cenę abonamentu. Diabeł tkwi w szczegółach:

  • SLA — jaki jest czas reakcji? Czy są zapisane w umowie, czy tylko w reklamie?
  • Co wchodzi w abonament, a co jest dodatkowo? „Drobne prace” — ile godzin?
  • Kto jest właścicielem licencji? (M365, Subiekt) — ważne przy rozstaniu
  • Wyjazdy — w jakim promieniu gratis, co poza tym
  • Kto ma dostępy administracyjne — Ty czy dostawca?

Praktyczna rada

Najtańsza oferta zwykle nie jest najtańsza — po pierwszej fakturze dopłat. Oferta średnia zwykle ma najbardziej „dorosłe” zapisy. Najdroższa — zwykle warta tyle, co dwie średnie. Wybór między „średnią a średnio-droga” to zwykle dobry kompromis.

Podsumowanie

Dla MŚP realne roczne koszty IT to orientacyjnie:

  • Mała firma (5 osób): 12-20 tys. zł/rok
  • Średnia (15 osób): 40-60 tys. zł/rok
  • Duża (30 osób): 100-150 tys. zł/rok

To kwoty z porządną opieką, bezpieczeństwem i oprogramowaniem. Dla porównania: jeden etat IT w firmie to 80-150 tys. zł/rok. Outsourcing zwykle wychodzi taniej i bardziej elastycznie — zwłaszcza poniżej 30 stanowisk.