Usługi · Automatyzacje

Automatyzacja procesów w firmie Mniej klikania, więcej czasu

Łączymy Twoje systemy i automatyzujemy powtarzalną pracę: faktury, zamówienia, zapytania i raporty.

Bezpłatna wycena Wszystkie usługi

Narzędzia i systemy, które łączymy

Maken8nZapierAPIWooCommerceERPCRMGoogle WorkspaceMicrosoft 365Slacki wiele innych

Pracujemy na systemach, które masz w firmie, i dobieramy rozwiązanie do nich. Nie musisz niczego wymieniać.

Przykłady

Co możemy zautomatyzować

Cztery typowe scenariusze. Twój proces może wyglądać inaczej, dlatego zaczynamy od rozmowy o tym, jak pracujecie dziś.

Zamówienie → faktura → klient

Zamówienie ze sklepu samo trafia dalej: do systemu, na fakturę i do klienta.

Zamówienie w sklepieFaktura w systemieMail do klienta

Zapytanie → handlowiec

Każde zapytanie z formularza ląduje tam, gdzie powinno, i nikt o nim nie zapomina.

Formularz na stronieZapis w CRMPowiadomienie handlowca

Wiele źródeł → jeden raport

Dane z kilku systemów zbierają się same i trafiają do Ciebie w czytelnej formie.

Dane z systemówRaport lub dashboardWysyłka cykliczna

Dokumenty → księgowość

Faktury i dokumenty są odczytywane, sprawdzane i trafiają do właściwego miejsca.

Dokument w mailuOdczyt i weryfikacjaZapis w systemie
Kiedy to ma sens

Jak to wygląda dziś, a jak po automatyzacji

Dziś

  • Dane przepisujesz ręcznie z systemu do systemu
  • Raporty na koniec miesiąca składasz w Excelu
  • Każdego klienta obsługujesz od zera, mimo że scenariusz jest ten sam
  • Brakuje Ci jednej funkcji w ERP, a bez niej tracisz czas

Z automatyzacją

  • Dane przepływają same, bez przepisywania
  • Raporty i dashboardy są gotowe, kiedy ich potrzebujesz
  • Klient dostaje status, fakturę i przypomnienia automatycznie
  • Dodatek do ERP dopisany pod Twój proces
Co dostajesz

Od prostej integracji po dedykowaną aplikację

Automatyzacje procesów

Make, n8n, Zapier albo autorskie skrypty. Łączymy narzędzia, których już używasz, żeby działały ze sobą bez Ciebie.

Aplikacje dedykowane

Kiedy gotowe narzędzia nie pasują, piszemy Twoje: panel, CRM, konfigurator, kalkulator ofert, obieg dokumentów.

Integracje API

Sklep ↔ ERP, CRM ↔ Meta Ads, Google Calendar ↔ CRM. Dane płyną automatycznie.

ERP i integracje

Wdrożenia systemów ERP i dodatki pisane pod konkretne potrzeby, np. etykiety wysyłkowe czy nietypowe raporty.

Formularze i workflow

Zgłoszenie od klienta → przypisanie zadania → powiadomienie na Slacku → zapis w CRM. Bez ręcznego klikania.

Dashboardy i raporty

Zamiast grzebać w Excelu, dashboard z danymi z kilku źródeł w jednym miejscu.

Obszary

Jakie procesy w firmie można zautomatyzować?

Automatyzacja procesów biznesowych polega na tym, że system wykonuje za człowieka kroki, które zawsze wyglądają tak samo: przenosi dane, tworzy dokumenty, wysyła wiadomości i pilnuje terminów. Poniżej obszary, w których najczęściej pomagamy firmom, od sprzedaży po raportowanie.

Sprzedaż i zamówienia

Zamówienie ze sklepu nie musi przechodzić przez Excela ani przez ręce pracownika.

  • Zamówienia trafiają do ERP i magazynu bez przepisywania
  • Potwierdzenia, statusy i powiadomienia dla klienta wysyłają się same
  • Stany magazynowe i ceny synchronizują się między systemami

Faktury i finanse

Dokumenty powstają z danych, które już masz, więc rzadziej wkradają się pomyłki.

  • Faktury wystawiane z zamówień lub umów
  • Wysyłka dokumentów i przypomnienia o płatnościach
  • Przekazywanie dokumentów do księgowości, także w połączeniu z KSeF

Zapytania i obsługa klienta

Żadne zapytanie nie ginie w skrzynce, a handlowiec dostaje je od razu.

  • Formularz na stronie zapisuje się w CRM i powiadamia właściwą osobę
  • Automatyczne potwierdzenia i przypomnienia o kontakcie
  • Zgłoszenia przypisywane do odpowiedniego pracownika

Magazyn i wysyłki

Mniej ręcznej pracy przy kompletowaniu i nadawaniu przesyłek.

  • Etykiety wysyłkowe i integracje z kurierami
  • Koszty dostawy liczone automatycznie według zasad
  • Powiadomienia o statusie przesyłki dla klienta

Raporty i dane

Zamiast składać raport ręcznie, dostajesz go gotowego, gdy jest potrzebny.

  • Dane z kilku systemów zbierane w jednym miejscu
  • Dashboardy i raporty wysyłane cyklicznie
  • Kontrola kompletności danych i wykrywanie błędów

Obieg dokumentów i zadań

Powtarzalne ścieżki, takie jak akceptacje czy onboarding, prowadzą się same.

  • Zgłoszenia, akceptacje i powiadomienia bez ręcznego pilnowania
  • Onboarding nowych pracowników lub klientów
  • Przypomnienia o terminach, odnowieniach i zadaniach
Od czego zacząć

Jak wybrać pierwszy proces do automatyzacji?

Nie każdy proces opłaca się automatyzować. Najlepiej zacząć od jednego, który powtarza się często i da się go opisać krok po kroku. Szybki, widoczny efekt buduje zaufanie zespołu do zmian i pokazuje, gdzie automatyzacja ma sens dalej. Szerzej piszemy o tym w poradniku Jak zautomatyzować firmę MŚP i od czego zacząć.

Dobry kandydat do automatyzacji

  • Powtarza się regularnie, na przykład codziennie lub co tydzień
  • Opiera się na jasnych regułach: jeśli zdarzy się X, wykonaj Y
  • Korzysta z danych, które są już w systemach cyfrowych
  • Zabiera czas zespołu albo często się w nim myli
  • Błąd kosztuje: opóźnienie, reklamacja, nieprzesłana faktura

Lepiej najpierw uporządkować

  • Zmienia się co tydzień i nikt nie opisał, jak ma wyglądać
  • Wymaga indywidualnej oceny człowieka w każdym przypadku
  • Dane są rozproszone na papierze, w mailach i w głowach pracowników

Jeśli proces jest chaotyczny, najpierw porządkujemy go razem z Tobą, a dopiero potem automatyzujemy. Automatyzacja bałaganu daje szybszy bałagan.

Narzędzia

Make, n8n, Zapier czy własny kod?

Narzędzie dobieramy po analizie procesu, a nie odwrotnie. Każde ma swoje mocne strony, a o wyborze decydują liczba systemów, ilość danych, wymagania bezpieczeństwa i koszt utrzymania w czasie.

Make

Wizualne scenariusze i duża liczba gotowych integracji. Dobry wybór do większości firmowych automatyzacji, które łączą popularne aplikacje. Rozliczany zwykle według liczby wykonanych operacji.

n8n

Podobny w idei do Make, z możliwością uruchomienia na własnym serwerze. Daje większą kontrolę nad danymi i kosztami, co bywa ważne przy dużej liczbie zadań albo wrażliwych danych.

Zapier

Najprostszy start przy typowych aplikacjach i niewielkiej liczbie zadań. Przy większej skali bywa droższy, więc zawsze porównujemy koszty na starcie.

Własny kod i API

Gdy proces jest nietypowy, wymaga złożonej logiki albo system nie ma gotowego konektora, na przykład dodatek do ERP. Więcej w sekcji o oprogramowaniu na zamówienie.

Integracje

Integracje z systemami, które już masz

Nie musisz zmieniać programów, z których korzystasz. Łączymy je ze sobą tak, żeby dane przepływały automatycznie, a Twój zespół pracował w narzędziach, które zna.

  • ERP i księgowość

    Łączymy się przez oficjalne interfejsy systemów, a gdy ich brakuje, piszemy dodatki. Zobacz też nasze realizacje.

  • Sklepy internetowe

    Zamówienia, stany i płatności z WooCommerce i innych sklepów. Zobacz też strony i sklepy internetowe.

  • Poczta i kalendarze

    Google Workspace i Microsoft 365: wiadomości, kalendarze, dokumenty i powiadomienia.

  • Kurierzy i płatności

    Etykiety, statusy przesyłek i potwierdzenia płatności.

  • Arkusze i bazy danych

    Dane z arkuszy, baz i plików zamieniamy w uporządkowany przepływ zamiast ręcznego kopiowania.

Bezpieczeństwo i kontrola nad automatyzacją

Automatyzacja ma odciążać zespół, a nie wprowadzać nowe ryzyko. Dlatego od początku projektujemy ją tak, żeby była przewidywalna i możliwa do sprawdzenia.

  • Procesy dostają dostęp tylko do tych danych, które naprawdę są im potrzebne
  • Narzędzia powiadamiają, gdy automatyzacja zakończy się błędem, więc nic nie dzieje się po cichu
  • Historia uruchomień i błędów jest dostępna, więc łatwo sprawdzić, co się wydarzyło
  • Dokumentujemy działanie, żeby proces nie był czarną skrzynką
  • Zasady dostępu do kont i kodu ustalamy w umowie przed rozpoczęciem prac

Szersze zagadnienia opisujemy w usłudze bezpieczeństwo i backup.

Jak pracujemy

Automatyzacja krok po kroku

01

Rozmowa o procesie

Pokazujesz, jak coś robisz ręcznie. Patrzymy, pytamy, nagrywamy ekran. Zrozumienie procesu jest ważniejsze niż techniczny żargon.

02

Propozycja i wycena

Dostajesz scenariusz automatyzacji, szkic rozwiązania, listę korzyści i pisemną wstępną wycenę z widełkami. Bez ukrytych kosztów.

03

Wdrożenie w etapach

Budujemy w krótkich odcinkach. Regularnie widzisz efekt i korygujemy kierunek, zamiast czekać na wynik do końca projektu.

04

Utrzymanie i rozwój

Po wdrożeniu zostajemy: pilnujemy działania i dokładamy funkcje, gdy Twoje procesy się zmieniają. W abonamencie lub doraźnie.

Najczęściej pytają

Pytania o automatyzację

Nie widzisz swojego pytania? Opisz proces, a odpowiemy w dzień roboczy.

Bezpłatna wycena
Czy automatyzacja opłaci się mojej małej firmie?
Najbardziej opłaca się tam, gdzie ten sam proces powtarza się regularnie i zajmuje czas zespołu. Podczas bezpłatnej wyceny ocenimy, które procesy dadzą największy efekt, a które lepiej na razie zostawić.
Ile kosztuje automatyzacja procesów w firmie?
Koszt zależy od liczby systemów, złożoności procesu, ilości danych i tego, czy potrzebujesz opieki po wdrożeniu. Po rozmowie przygotowujemy pisemną wstępną wycenę z widełkami. Wycena jest bezpłatna i bez zobowiązań.
Jak długo trwa projekt automatyzacji?
Zależy od liczby systemów i złożoności procesu. Prostą integrację można uruchomić szybko, a większe projekty dzielimy na etapy. Termin podajemy w pisemnej wycenie.
Jakie procesy najłatwiej zautomatyzować?
Najłatwiej te, które powtarzają się regularnie, opierają się na jasnych regułach i korzystają z danych w systemach cyfrowych. Typowe przykłady to przepisywanie zamówień między systemami, wystawianie dokumentów, powiadomienia, przypomnienia i raporty.
Make, n8n czy Zapier — co wybrać?
Wybór zależy od procesu, liczby operacji, wymagań dotyczących danych i kosztu utrzymania. Make i Zapier są wygodne przy popularnych aplikacjach, n8n można uruchomić na własnym serwerze, a przy nietypowych procesach sprawdza się własny kod. Rekomendujemy narzędzie po analizie, a nie przed nią.
Co jeśli korzystam z ERP i potrzebuję niestandardowej funkcji?
Piszemy dodatki działające przez oficjalne API systemu. Nie ingerujemy w system producenta, więc aktualizacje nadal działają. Przykład opisujemy w artykule KSeF w Subiekcie: na co uważać.
Czy automatyzacja zastąpi pracowników?
Celem jest odciążenie zespołu z powtarzalnej pracy, żeby ludzie mogli zająć się zadaniami, które wymagają oceny, doświadczenia i kontaktu z klientem. To, jak zmieni się podział zadań w firmie, zależy od niej samej.
Czy moje dane są bezpieczne w automatyzacji?
Procesy dostają dostęp tylko do tych danych, które są im potrzebne, a zasady dostępu do kont i kodu ustalamy w umowie. Szczegóły dopasowujemy do konkretnego projektu i wrażliwości danych.
Co się stanie, gdy automatyzacja przestanie działać?
Ustawiamy powiadomienia o błędach, więc problem nie zostaje niezauważony. Zakres utrzymania i reagowania ustalamy z Tobą w umowie, w abonamencie lub doraźnie.
Czy automatyzacje działają całą dobę?
Tak. Automatyzacje, które budujemy, działają całą dobę, 7 dni w tygodniu, bez udziału człowieka.
Czy będę uwięziony w Waszym rozwiązaniu?
Zasady dostępu do kodu i praw autorskich ustalamy w umowie przed startem. Korzystamy z powszechnych technologii, więc rozwiązanie może w przyszłości przejąć także ktoś inny.
Czy obsługujecie firmy z całej Polski?
Tak. Pracujemy w całej Polsce zdalnie, a także na miejscu u klienta. Większość projektów automatyzacji da się poprowadzić w całości zdalnie.
Jakich technologii używacie?
Automatyzacje: Make, n8n, Zapier i własne skrypty. Aplikacje: PHP i Laravel, Python, Vue lub React, a także .NET przy dodatkach do ERP. Bazy: MySQL, PostgreSQL. Technologię dobieramy do projektu.
Zaczynamy?

Umów bezpłatną wycenę automatyzacji

Opisz proces, który chcesz zautomatyzować. Odpowiadamy w dzień roboczy i przygotowujemy pisemną wstępną wycenę z widełkami. Bez zobowiązań.

Bezpłatna wycena

Odpowiadamy w dzień roboczy · Bez zobowiązań